A公司是一間員工不多，由大集團轉投資的小公司，因此與隸屬於同一集團轉投資的其他B、C、D、E公司及總公司在同一棟大樓辦公，整個集團的人事業務向來都由總公司的人事單位代為管理，以減省管理成本。不過，今年剛錄取的應屆畢業生收到薪資單時，向主管提出疑問，為何是由集團總公司開立薪資單給我？公司這樣處理是合法的嗎？
企業為了多元化經營、切割風險、鼓勵內部創業等種種原因，可能會轉投資設立許多不同的子公司，各子公司之間為了管理上便利或費用的精省（或根本就認為是同一個老闆的公司），諸如法務、財務或人事等單位，可能就是由母公司或是集團總管理處（以下都稱總公司）一併管理，甚至不同轉投資公司之間，或轉投資公司與總公司之間，也會有人員相互流動的情形。然而，總公司的人事單位真的可以理所當然的取得相關轉投資公司員工的個人資料，並就人事管理等目的進行利用嗎？這樣做是否符合個資法的規範？
一般公司之所以得以合法蒐集、處理及利用員工的個人資料，是因為其蒐集、處理及利用行為，合乎個人資料保護法（下稱個資法）相關規定，具有蒐集的原因（基於與員工間的僱傭「契約」關係）、具有特定目的（人事行政管理）、履行法定告知義務等蒐集要件，並在特定目的即人事行政管理之範圍內加以利用。然而，前開問題中，集體總公司若擔任相關轉投資公司員工相關個人資料的蒐集或利用主體，並不當然如作為聘雇主體的子公司般符合前開法律要件，而可能產生爭議。
依個資法第19條第1項規定，蒐集個資時，必須要有該項所定6種法定原因之一才屬合法蒐集，員工所實際任職的集團子公司即是以該項第2款「與當事人有契約或類似契約之關係」作為其蒐集、處理員工個資的法定原因，但是子公司員工的僱傭契約只存在子公司與員工間，因此，集團總公司不能主張其與子公司的員工間具有「契約或類似契約」關係。亦即，集團總公司不能理所當然的認為都是屬於同一集團，相關轉投資公司員工的個資可以直接進行蒐集，在沒有採取適當的安排前，這類直接由集團總公司進行人事資料管理的行為，依現行個資法在蒐集階段就很可能涉有違法情事，更不用說後續的利用行為。
那麼，究竟該怎麼做才能將這種集團總公司統籌進行人事管理的實務合法化？筆者建議可以採行大致上的路徑有二：一是向員工進行人事資料將委外處理之告知，二是取得當事人書面同意。（實際操作須仍依讀者所屬公司個案調整）
若僅是為了節省人事管理成本而由集團總公司進行員工個資管理、利用，相關薪資、年資、獎金、福利、懲處等人事處置等，實際個資的利用仍以其實際任職公司名義作成，此時應該可以解釋為該集團總公司僅是受轉投資公司委託處理個人資料，亦即，集團總公司在此種情況下只是轉投資公司的手足，既然只是轉投資公司的手足，也就沒有為自己利用的目的而另外進行直接或間接蒐集行為，自然也就沒有須符合個資法有關蒐集法定要件的問題。這種情形下，轉投資公司只需要踐履告知義務，講明個資將委外由集團總公司處理，就可以化解適法性疑慮。
然而，如果轉投資公司的人事管理業務是由集團總公司實際執行，甚至相關人事處置是以集團總公司名義做成（如直接給予集團員工福利、統一進行集團各公司間進行員工調動、升遷、考核等），因為此時集團總公司實際為了自己甚至是跨公司別進行個人資料的蒐集、處理與利用，不僅僅是為該轉投資公司自己之人事管理目的而代為處理，所以應該被認為是一種獨立於該轉投資公司之外的「蒐集、處理及利用」行為。此時該集團總公司就蒐集、處理的行為而言，即須找到一個法定原因，才能使蒐集行為及後續的處理利用行為合法。
綜觀個資法第19條第1項的6種法定原因，集團總公司在前開情形較適合的應該是「當事人書面同意」這個方式，以因應這類跨集團多數公司可能的利用需求。亦即，若集團有計畫在跨集團內諸多公司間統籌管理、利用員工個資時，宜由聘用該員工之公司，協助集團總公司與該員工以書面方式（例如：集團總公司出具統一的員工個人資料同意書），同意集團總公司蒐集、處理及利用該員工個人資料，並明確告知其目的在於統籌進行集團內相關公司的人事行政管理，以利享受集團員工福利、調動時享有年資承認等權益，使得集團總公司在前開較廣的個資管理、利用的範圍，符合個資法有關蒐集、處理及利用的合法要件。
綜而言之，若集團總公司單純是為節省管理成本而代轉投資公司處理人事管理相關個資，僅需要由轉投資公司於個資告知事項，將集團總公司當作委託處理個資的第三人，對員工進行告知即可；但集團總公司若確實希望自己可以取得所有集團內相關公司員工個資，以進行整個集團人事資源統籌管理時，即屬於為自己利用的目的進行一個獨立的蒐集、處理、利用行為，此時，集團總公司須自行符合個資法規範。筆者建議即應另外取得當事人書面同意。至於如何取得當事人書面同意，最簡便的方式應是將該同意書於員工報到時請其一併簽署相關個人資料同意書，並告知跨集團內公司人事管理需求及員工可能享受的利益，理論上此時員工應該不至於有太多意見才是。
