二、權利交易文件
所有智慧財產權在「產出」之後的人為的變動，多數都跟「交易」有關，包括：讓與、授權、設質等。通常展演團體常見的權利交易文件，包括：著作權人的繼承人將其著作財產權讓與或捐贈予展演團體的讓與契約或捐贈契約、為了演出的需求取得劇本著作權人演出或錄製、發行表演節目的授權契約、美術著作原件購藏時連同著作財產權一併讓與或授權的買賣合約、現場表演錄製後發行DVD的合約、授權電視台公開播送或授權網路平台做VOD公開傳輸的授權契約、與公家機關透過公文往來取得利用著作的同意等文件。
由於民法並未要求著作財產權的讓與或是授權契約必須要以「書面」為之，但是，若並非以書面的形式存在，則會有舉證困難的問題。因此，建議展演團體最好對於各類型智慧財產權交易的文件，儘量以書面簽署保留相關文件，如果確實有困難，無論是透過e-mail或其他電子方式，也儘可能留下一些可以佐證的資料。
早期展演團體比較著重自行完成全部展演所需創作，可能從劇本、音樂、服裝、布景等都自行處理，但隨著劇場展演的多元化，與其他個人或團體合作也逐漸增加。例如：果陀劇場取得圖文作家我是馬克的授權，推出《五斗米靠腰》舞台劇，而且還有後續的二部曲，顯然雙方合作亦獲得市場好評。這類合作其實就是「IP授權」的型態，雙方處理授權改編為舞台劇的合約會是確保合作順利的關鍵，至少需要針對改編後的舞台劇，著作權是誰的、舞台劇演出應該給付的權利金、若是依場次計算，是否有保證演出的場次、創作者能否參與舞台劇的創作過程等。
三、權利證明文件
商標權、專利權都是需要向主管機關登記、註冊才能取得權利，因此，會拿到商標權證書、專利權證書，這些當然是必須要妥善保管。但在商標、專利申請、答辯過程相關的文件，也須一併保留，有時這些文件會成為未來相關爭訟的證據，智慧財產權管理並不是只要單純把「證書」留下來就好。
至於像著作權、營業秘密這類不要求以登記為其保護要件的智慧財產權，雖然沒有這類主管機關發的「證書」，但有時因為跨國權利行使的需求，也可能向國外的著作權主管機關或其指定的單位辦理著作權的登記，這類的登記資料也可以一併保留。例如：許多作品考量到授權中國大陸利用的需求，會向中國大陸國家版權局指定辦理著作權登記的中國版權保護中心（http://www.ccopyright.com.cn/）登記，雖然不能以此證明擁有著作權，但至少在中國境內的各種授權交易會比較順利。
商標權、專利權因為採登記制度，所以，商標權、專利權的讓與、授權、設質等交易，都可以向主管機關登記，但並不以登記為生效的要件，沒有登記仍然是有效的，只是當發生權利衝突時，可能會因為沒有登記而產生保障不足的情形1。著作財產權的交易，除了文化創意產業發展法第23條規定，質權可以登記之外，其他著作財產權的交易，並沒有登記的制度，所以，也沒有一個公示的方式可以查詢，就只能依賴相關交易的文件。
四、爭訟相關文件
展演團體難免會遇到跟智慧財產權有關的爭議，有時候是別人侵害展演團體的智慧財產權，需要發一般的公司函、存證信函、律師函等予以警告，嚴重時可能會提起相關的民、刑事訴訟；有時候是員工離職後，為了避免員工侵害智慧財產權，發函提醒員工有關職務上完成著作的權利是歸屬於公司，不要誤以為自己創作的作品在離職後可以自由利用，或是提醒員工注意營業秘密的保護，避免違反保密義務；有時候則是有權利人發函來主張權利，或是直接提起訴訟；有時候則是因相關智慧財產權交易契約而提起的訴訟案件，或是因為其他合約中的智慧財產權條款所生之爭議。
凡此種種在訴訟前、中、後，由展演團體自行或委託他人撰擬的文件、蒐證的資料、收到權利人的來函、集體管理團體警告應取得授權的函件、法院或檢察署的訴訟文書、判決文件，以及為處理該等訟爭所為的準備，例如：法律意見書、訴訟評估等文件，都需要妥善保存、歸檔，才能比較完整呈現展演團體日常所涉及到的智慧財產權事項。
展演團體經營與智慧財產權管理(1)、(2)、(3)、(4)、(5)、(6)、(7)
- 專利法第62條，「Ⅰ發明專利權人以其發明專利權讓與、信託、授權他人實施或設定質權，非經向專利專責機關登記，不得對抗第三人。Ⅱ前項授權，得為專屬授權或非專屬授權。Ⅲ專屬被授權人在被授權範圍內，排除發明專利權人及第三人實施該發明。Ⅳ發明專利權人為擔保數債權，就同一專利權設定數質權者，其次序依登記之先後定之。」商標法第39條，「Ⅰ商標權人得就其註冊商標指定使用商品或服務之全部或一部指定地區為專屬或非專屬授權。Ⅱ前項授權，非經商標專責機關登記者，不得對抗第三人。Ⅲ授權登記後，商標權移轉者，其授權契約對受讓人仍繼續存在。Ⅳ非專屬授權登記後，商標權人再為專屬授權登記者，在先之非專屬授權登記不受影響。Ⅴ專屬被授權人在被授權範圍內，排除商標權人及第三人使用註冊商標。Ⅵ商標權受侵害時，於專屬授權範圍內，專屬被授權人得以自己名義行使權利。但契約另有約定者，從其約定。」 ↩︎
