本文刊登於月旦會計實務研究月刊201810 (10期)
貳、 董事長要主導議題的討論？
「這個投資案對於本公司的發展很重要，收購A公司之後，可以整合上游的供應商，……」董事會中，主席滔滔不絕地對提案內容進行說明，這個場景，是許多公司董事會的常態。擔任董事長的人，許多是開疆拓土、雄才大略的英雄，雄辯滔滔、口才辨給者亦所在多有，他們認為天下事抬不過一個「理」字，在主持會議時，有時候會迷失在「以理服人」的自信中，反而容易造成會議的衝突及延宕。
在一個民主社會，最基本的機制就是開會。我國雖然號稱為民主國家，但是公民教育並不成功，人民對於如何開會，多是一知半解。內政部在六十幾年前編訂的「會議規範」 ，是為推動地方自治以施行民主化所做的基本功課，在物資匱乏的年代，一個學校或機關可能發個幾本做為參考之用，很少人見過完整的紙本；但在網路資源盛行的現代，內政部已將全文上傳 ，任何人幾可不費吹灰之力，即可上網下載得之。
從「會議規範」的內容可得知，擔任會議主席的基本原則如下：
一、主席之地位：主席應居於公正超然之地位，嚴格執行會議規則，維持會議和諧，使會議順利進行（會議規範第16條）。
二、主席之發言：主席對於討論事項，以不參與發言或討論為原則，如必須參與發言，須聲明離開主席地位行之（會議規範第18條第1項）。
三、主席之表決權：主席以不參與表決為原則（會議規範第19條第1項）。
我國公司法第208條第3項前段規定，董事長為董事會主席。從前述規定來看，董事長擔任董事會主席時，原則上是處於中立的地位，是嚴格執行會議規則來「主導議程」，而不是以發言來「主導議題」，也就是一個「裁判」的角色。不過，一般董事會實際開會過程中，當一個提案有爭議時，時常看到董事長並未離開主席地位，直接就討論事項進行發言或參與討論，「裁判」同時兼任了「球員」，對於有相異見解的董事而言，當然會覺得不公平，有時候個人情緒也就因而產生甚至爆發。
因此，筆者建議董事長們，可以在會議前即安排至少一位對於提案有深入了解的董事或經理人（列席），在提案進入討論時，指揮其發言，董事長只要掌控議事程序的進行，適時停止討論、休會或逕付表決，不需要自己下場和出席的董事或列席的監察人爭論，如此一來，董事長即可在會議中只主導議程，處於超然的地位來掌控全局。至於表決，雖然說主席以不參與表決為原則，但會議規範第19條亦規定：「主席於議案表決可否同數時，得加入可方，使其通過；或不加入，而使其否決，但有特別規定之表決人數者，從其規定（第2項）。主席於議案之表決，可否相差一票時，得參加少數方面，使成同數以否決之（第3項）。」在必要的時候，董事長仍然可以做出關鍵性的決定，不會因為議事中立而受到影響。
參、 董事會議事錄應詳實記載議事發言？
「律師，公司收到某董事寄來的存證信函，說董事會議事錄沒有把他的發言寫清楚，要告我們偽造文書，怎麼辦？」執業多年，時常被詢問類似的問題，甚至看到某些公司的董事會議事錄，為了配合董事的要求，將其發言一字一句寫出來校訂。究竟公司應該如何作成董事會議事錄呢？
首先來看董事會議事錄的性質，司法實務上，認定董事會議事錄屬於「業務上所作成之文書 」。與此相關的法令主要有三：
一、刑法第215條規定：「從事業務之人，明知為不實之事項，而登載於其業務上作成之文書，足以生損害於公眾或他人者，處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。」本條的構成要件為「明知為不實之事項」、「登載於其業務上作成之文書」及「足以生損害於公眾或他人」，如果只是如同上述，沒有詳細記載董事的發言，恐難以該當「明知為不實之事項」及「足生損害於公眾或他人」這兩個要件。
二、公司法對於董事會議事錄的規定，僅要求記載「議事經過之要領及其結果」，至於何謂「議事經過之要領」，主管機關亦表明其「屬具體個案事實認定之範疇，應個案視其情節判斷」，並未制定統一的認定標準。
三、金融監督管理委員會所制定之公開發行公司董事會議事辦法第17條，對於董事會議事錄應詳實記載的方式，在討論事項及臨時動議，僅需記載「發言摘要」，並未要求逐字逐句記載。
從上述法令的規定觀之，公司在作成董事會議事錄時，只要將出（列）席人員發言的內容擇要記載，基本原則為有發言就要記載、不要將反對寫為贊成、有提意見就不能寫為無異議、提出修正案或臨時動議時一定要記載，就不會有議事錄記載不實的問題。董事會議事錄只要做到將發言要領記載下來，就已經是經營團隊很重要的參考，並不需要將議事錄作成董事語錄，每位發言者並不都是演說家，逐字稿的記載方式反而容易失焦。
肆、 掌握要領使董事會成為經營團隊的助力
董事長是法定的董事會主席，經營董事會的靈魂人物，如果能看清楚三個要則，即：一、董事會開會不是為討論提案而是為取得決議；二、董事長主持會議不是主導議題而是主導議程；三、董事會議事錄的重點不在詳細而在於記載要領。在相關幕僚人員的協助下，做好「會前溝通」、「主導議程」及「紀錄簡明」三項工作，將可收到事半功倍之效，使董事會議不再是令人困擾的問題。
